Op 1 april begint er weer een nieuw jaar in het jaarurenmodel. De overstap naar het nieuwe jaar brengt een aantal administratieve acties met zich mee. De eindstand moet worden opgemaakt en de nieuwe budgetten moeten worden klaargezet. Tijd voor een stappenplan.

In dit stappenplan geven we een snelle en veel gebruikte werkwijze aan en gaan we niet uitputtend in op alle mogelijkheden.

Voor gebruikers die het jaarurenmodel nog niet hebben geïntegreerd in GroenVision is dit stappenplan niet van toepassing. Kijk voor de inrichting op onze wiki of maak een afspraak met één van onze consultants.

1. Afronden afgelopen jaar
Het inrichten van het nieuwe jaar kan pas als het afgelopen jaar is afgerond. Zodra de laatste boekingen tot en met 31 maart zijn gedaan en geaccordeerd, moet eerst de eindstand worden vastgelegd. Hiervoor wordt het overzicht “Jaaruren model (595)” aangemaakt als pdf. Bewaar deze pdf goed. Als in de volgende stappen de budgetten worden bijgewerkt kan geen correct overzicht van het jaar ervoor meer worden gemaakt.
Op basis van dit rapport kan worden bepaald hoeveel uren er boven de jaaruren zijn gemaakt en hoeveel vakantie-uren er resteren. Welke uren worden uitbetaald en welke mee gaan naar het volgende jaar worden niet door het programma bepaald.

2. Budgetten
Op basis van de cijfers van vorig jaar en de vaste rechten kunnen de budgetten bij de medewerker worden aangepast. Let op! Pas de budgetten pas aan als het rapport van de jaaruren is opgeslagen ter naslag. Het aanpassen van de budgetten wordt uitgelegd in de wiki. 

Bij de budgetten kunnen de restanten van de vorige jaren afzonderlijk worden bijgehouden. Het is ook mogelijk de budgetten samen te tellen in het budget van vakantie uren. Dat laatste levert minder informatie op, maar is wel makkelijker in het boeken, omdat er maar één verlofstand geboekt hoeft te worden.

3. Peildatum
Vanuit de CAO geldt als startdatum voor de verlofstand 1 januari van het lopende jaar. In de praktijk zijn er meerdere bedrijven die het verlofsaldo ook per 1 april willen tellen. Om te zorgen dat er vanaf 1 april wordt geteld moet bij de uursoort Vakantieuren de startdatum op 1 april van dit jaar worden ingesteld.

Als voor de vakantieuren de saldo’s per kalenderjaar worden bijgehouden, laat dan de datum bij boeksaldo vanaf leeg. Dan hoeft die volgend jaar ook niet meer te worden aangepast.

4. Dashboard in Mobile
In Mobile zijn bij de medewerker diverse dashboards beschikbaar. De dashboards met verlofsaldi en jaaruren stand volgen automatisch de stand die in Vision is ingesteld en daar is geen verdere actie op nodig.
Sinds kort is er een apart dashboard bijgemaakt voor de verlofuren in het vorige jaar. Omdat de budgetten altijd betrekking hebben op het lopende jaar wordt op het dashboard van vorig jaar geen saldo getoond, maar kan de medewerker wel het opgenomen verlof terug zien.