25 juli 2025
Altijd actueel: import catalogus met materiaalprijzen
De basis voor een goede calculatie is natuurlijk het werken met kloppende prijzen en tarieven. Voor arbeid en inzet materieel is dat relatief eenvoudig. Ten eerste wijzigen die tarieven niet zo vaak en ten tweede is het aantal beperkt. Voor materialen is dat een andere situatie. Er zijn immers heel veel verschillende materialen en de prijzen wisselen soms sneller dan de seizoenen.
Om snel en nauwkeurig die materiaalprijzen te kunnen bijhouden is de mogelijkheid aanwezig om catalogussen van leveranciers in te lezen. Het enige dat daarvoor nodig is, is een Excelbestand met prijzen en artikelnummers. Om zo’n Excelbestand in te kunnen lezen moet het bestand aan een aantal eisen voldoen.
De informatie moet op één regel staan. Dus bijvoorbeeld: “L-element 50x40x40x8 grijs” en niet een titel L-element, met daaronder alle maten.
De volgorde van de kolommen moet een vaste volgorde hebben.
Lees hier aan welke eisen het materialen importbestand moet voldoen.
Van sommige leveranciers is de catalogus al kant en klaar ingericht. Bijvoorbeeld bij Tuinvisie is op die manier een catalogus voor 2025 met de inkoopprijzen én de adviesverkoopprijzen op te vragen. Om vervolgens het bestand in Vision te kunnen importeren, moet het in Excel via Opslaan als worden opgeslagen als een CSV-bestand (bestand met lijstscheidingstekens).
Zo’n bestand ziet er als volgt uit:
Hoe werkt het?
Bij het importeren van de catalogus wordt gecontroleerd of de combinatie van leveranciersnaam en bestelcode al aanwezig is in Vision. Is dat het geval, dan kan het bestaande materiaal worden bijgewerkt met omschrijving en prijs. Materialen die niet aanwezig zijn kunnen worden toegevoegd. De keuze of alleen wordt bijgewerkt wat al aanwezig is, of dat ook wordt toegevoegd, wordt bij de import geregeld met vinkjes.
Om de import te starten kies je onder Project (1) voor standaard werkpakketten (2), dan voor materialen (3) en vervolgens voor Nieuw extra (4).
Vervolgens verschijnt het importscherm. Indien het importprofiel (5) nog niet is ingevuld, kies dan de import materialen en zoek het bestand op via de knop met de drie puntjes (…) (6).
Door een vinkje te zetten bij toevoegen en veranderen (7) kan worden ingesteld of nieuwe artikelen moeten worden toegevoegd en of al aanwezige materialen mogen worden bijgewerkt. Start vervolgens de import met OK.
Aandachtspunten
Omdat in het verleden er nog wel eens wat ruis ontstond door de import van materialen, kunnen een aantal codetabellen niet meer worden aangevuld met een import van materialen. Dat geeft een schoner eindresultaat, maar zorgt er wel voor dat er iets meer aandacht moet worden besteed aan het bestand voor import. Codetabellen die niet meer door de import worden ingevuld zijn:
- Eenheid
- Btw
- Kostensoorthoofdgroep en -groep
Dat deze gegevens niet meer worden toegevoegd bij de import betekent dat in het te importeren bestand alleen codes mogen staan die al aanwezig zijn. Gebruik je nu voor vierkante meter de eenheid m2, dan moet dit ook zo in het import bestand staan en niet M2 of m2. Een artikel met een eenheid of artikelgroep die niet bestaat zal worden overgeslagen in de import.
Tip: Het importeren kost tijd. Probeer de import eerst met een korte versie van het bestand. Maak een kopie en haal daar de meeste regels uit. Dan merk je veel sneller of er iets niet goed gaat.
Hulp nodig?
Het importeren van materialen wordt al een stuk eenvoudiger als het bestand precies goed is. In het bestand van bijvoorbeeld Tuinvisie is de indeling al goed geregeld. In onze Wiki wordt ook uitgebreid beschreven hoe de import kan worden ingesteld en gebruikt.
Eventueel kunnen wij ook worden ingeschakeld om het bestand correct in te stellen voor de import.
Wil je ook eenvoudig meer controle?
Wij vertellen je graag meer over de mogelijkheden van onze geïntegreerde bedrijfssoftware.
