Eenvoudig en snel de projecten klaar zetten voor het nieuwe jaar

Zodra de projecten die gekopieerd moeten worden geselecteerd zijn, kan de kopieer actie worden gestart. Het is natuurlijk mogelijk om verschillende selecties te maken en per selectie te kopiëren. Op die manier kunnen verschillende indexen worden gehanteerd.

De optie voor het kopiëren is te vinden bij de projecten onder het tandwiel en heet “Kopieer project selectie” Dit is dezelfde functie als “kopieer project” met als verschil dat de laatste optie maar één project kopieert. Dat maakt “kopieer project’ ook een hele handige functie om een keer te proberen. Met één project is het makkelijker te beoordelen of het naar wens verloopt.

Na kiezen van “kopieer project selectie” verschijnt onderstaand venster.

De belangrijkste velden van dit venster op een rij.

1. Het aantal projecten dat gekopieerd wordt. Een ruwe controle of de juiste projecten zijn geselecteerd om te kopiëren.
2. Vervangen van een deel van het nummer. Om het projectnummer gelijk te houden is het mogelijk om alleen de jaar toevoeging van het nummer te wijzigen. Vervang indien mogelijk het jaartal inclusief leesteken. Bijvoorbeeld 24- of /24.
   Immers: het getal 24 kan ook elders in het projectnummer voorkomen en dat moet niet vervangen worden.
   Let op! Als het beoogde nieuwe projectnummer al bezet is, wordt het automatische projectnummer gebruikt.
3. Wat mag gekopieerd worden:
   1. Planning: het kan handig zijn de planning te kopiëren als er meestal jaarlijks in dezelfde periode wordt gewerkt. Let op: de planning gaat terug naar de oorspronkelijke standaard. Als een medewerker in 2022 een keer vervangen is wegens bijvoorbeeld ziekte, dan wordt in de kopie de oorspronkelijke medewerker weer gepland.
   2. Termijnen: Door bij de onderhoudscontracten met termijnen ook de termijnen te kopiëren staat het nieuwe project klaar om volgend jaar te factureren.
4. Het verschuiven wordt toegepast op zowel termijnen als planning.
   1. Verschuif weken: Als ook de planning wordt gekopieerd kan het beste 52 weken worden verschoven. Immers als in 2024 op donderdag is gewerkt, zal dat in 2025 ook de bedoeling zijn.
   2. Verschuif maanden: Als alleen termijnen worden gekopieerd is verschuiven in 12 maanden de beste optie. Als ook planning wordt gekopieerd, dan is het verstandig om “Behoud dezelfde weekdag” aan te vinken. De planning wordt dan niet precies een jaar doorgeschoven, maar op dezelfde dag als de oorspronkelijke datum geplaatst.
5. Het index%. Dit is het percentage waarmee de verkoopprijs wordt verhoogd in het nieuw te maken project.
6. Het afrondingsveld: Als de eenheidsprijs van de werkpakketten niet leidend is, kan het beste worden afgerond op Calc.prijs. Als wordt afgerond op de werkpakket eenheidsprijs kan er een afrondingsverschil per werkpakket ontstaan. Dat kan een verschil opleveren ten opzichte van het percentage berekenen over de aanneemsom.

Na een klik op OK verschijnt een venster met het resultaat. De gekopieerde projecten hebben geen projectfase om verwarring te voorkomen. In het nieuwe jaar, zodra de boekingen op de projecten van 2024 gereed zijn, kunnen de oude projecten met behulp van dezelfde selecties als die gebruikt is op gereed worden gezet. De nieuwe projecten kunnen na selectie ook in één keer in uitvoering worden gezet. Dit kan worden gedaan door onder het tandwiel bij de projecten te kiezen voor “Vul velden over selectie”. In dit venster kan bij veldkeuze Projectfase worden gekozen bij keuzelijst kan de nieuwe fase worden ingegeven. Bovenaan staat hoeveel projecten worden aangepast. Controleer of dit het juiste aantal is.

In de online hulp zijn deze stappen ook na te lezen. 

De indexcijfers komen soms pas laat beschikbaar. Het is dan ook mogelijk om in eerste instantie de projecten te kopiëren zonder index en later de juiste index door te rekenen. Dan kan in ieder geval het voorwerk van controle e.d. worden gedaan. Om de prijzen achteraf te indexeren moeten eerst de nieuwe projecten worden geselecteerd en dan kan bij de projecten onder het tandwiel (1) worden gekozen voor Doorrekenen over selectie (2) en dan Opslag en afronden prijzen over selectie (3).