Meestal is het boeken van een inkoopfactuur heel simpel. Op de factuur staat een datum, die vul je in bij het boeken van de factuur en de kosten worden geregistreerd op de ingegeven datum. Soms is het prettig om de kosten van een inkoopfactuur niet of niet alleen op die factuurdatum te zien. Een grote inkoopfactuur drukt de cijfers in de ene maand, terwijl de verkoop van de ingekochte spullen de volgende maand hele riante cijfers oplevert.

Daarom is bij het boeken van de inkoopfacturen in Vision het al langer mogelijk om de kosten van die factuur financieel in een andere periode te laten komen. Daarmee kunnen de kosten van een inkoop in dezelfde periode belanden als de opbrengsten van de producten die zijn ingekocht. Dat maakt het makkelijker om in de administratie kosten en opbrengsten goed tegenover elkaar te zetten. Zie daarvoor het nieuwsitem HANDIG! Verkoopfacturen in andere periode kunnen boeken.

Er zijn ook facturen die niet betrekking hebben op een andere maand, maar op andere maanden. Kosten van verzekeringen, de huur van een loods of inkopen op voorraad van artikelen die de komende maanden verkocht gaan worden. Tot voor kort was dat alleen mogelijk via een handmatige aanpassing per factuurregel of via de herhaalboeking, maar nu kan ook een periode worden ingegeven direct bij het boeken van de inkoopfactuur.

Hoe werkt het?

Stap 1: Grootboek instellen
Bij het grootboek kan worden ingesteld welke tussenrekening gebruikt moet worden om de periode op te corrigeren.

Stap 2: Het instellen van de periode.
Bij het boeken van de inkoopfactuur is achter het veld voor het periodenummer een nieuwe knop met drie puntjes toegevoegd. Zodra daarop wordt geklikt verschijnt een nieuw venster waarin kan worden ingesteld vanaf welke periode en voor hoeveel periodes boekingen moeten worden aangemaakt.

Als eerste wordt het grootboek ingegeven waarop de kosten uiteindelijk moeten komen. Gevolgd door het bedrag van de factuur exclusief btw.
Daaronder wordt de periode ingegeven (2 cijfers voor het jaar en 2 cijfers voor de maand) en het aantal maanden waarover verdeeld moet worden.

Zodra in dit tussenscherm OK wordt gegeven worden de factuurregels aangemaakt met de opgegeven periodenummers.

Mocht het bedrag niet deelbaar zijn door het aantal periodes, dan wordt het afrondingsverschil op de laatste periode verwerkt.

Het resultaat:
De journaalpostregels van de geboekte inkoopfactuur laten zien hoe de kosten naar de tussenrekening worden geboekt en vanaf de tussenrekening weer naar de uiteindelijke kostenrekening. De btw wordt niet verdeeld en geboekt op de factuurdatum.

Meer weten?
Deze uitleg is ook uitgebreider beschikbaar in onze wiki op pagina: Inkoopfactuurregels per periode.