Opgeslagen filters zijn hele handige hulpmiddelen om snel de juiste gegevens te zien en te vinden. Of het nu gaat om de boekingen van één ploeg, de facturen die nu betaald moeten worden of alle projecten in uitvoering, met het juiste filter zijn ze maar één klik ver. Zo’n filter laat altijd hetzelfde zien, althans tot nu.

Er zijn verschillende situaties waarbij er nogal wat filters nodig zijn om de gewenste gegevens te tonen. Bijvoorbeeld een filter die alle boekingen bij één ploeg laat zien. Dat is handig, maar als je 25 ploegen hebt, best een gedoe om in te stellen en dan wil je in de vakantie ook nog kunnen variëren. Bij een filter dat alle openstaande offertes van afgelopen twee weken laat zien kan het in de drukke tijd handig zijn dat het de offertes van drie weken geleden laat zien. En als je werkt met een exportmodule, dan zal je vaak zoeken op exportvolgnummer, maar dat kan alleen door steeds een nieuw filter te maken.

Voor al deze gevallen is er nu de mogelijkheid van het opnemen van een variabele in het filter. Dat klinkt misschien ingewikkeld, maar het komt er gewoon op neer dat je bij het maken van een filter niet een waarde in vult, maar in plaats daarvan kiest voor de knop variabele. Dan wordt er bij het gebruiken van een filter gevraagd op welke waarde je wilt filteren.

Een simpel praktijkvoorbeeld:
Je wilt een overzicht van alle projecten die vanaf een bepaalde datum in offerte zijn gezet.
Om dat filter te maken moet je op twee zaken filteren, de projectfase en de fasewijzigingsdatum, waarbij de laatste variabel is.

Dat filter ziet er als volgt uit:
Project.Projectfase = OFFERTE EN Project.Fasewijziging datum >= $$3
Die $$3 is de variabele en die zet je in het filter door als filtervoorwaarde te kiezen voor Project.Fasewijziging datum en dan geen datum in te vullen, maar Gebruik variabele te kiezen.

Gebruiken van het filter
Het opslaan en gebruiken van de filters gaat wat anders dan met andere standaard filters. Logisch, want er moet immers een vraag tussendoor gesteld worden. Is er een variabele gebruikt in het filter, dan wordt het filter meteen opgeslagen zodra er op pas filter toe wordt geklikt. In beeld verschijnt onder welke naam het filter is opgeslagen.

Het filter staat vervolgens in het uitklapmenu van de zoekopties (1) maar heeft waarschijnlijk nog geen naam die erg herkenbaar is. Via het menupunt Aanpassen zoekopdrachten (2), ook onder de zoekopties, kan de naam worden gewijzigd in een beter herkenbare naam. Aanpassen via het menu Zoekopdrachten onder Onderhoud kan natuurlijk ook. Klik hier voor meer informatie over zoekopdrachten.

Als het filter wordt gekozen om toe te passen, dan verschijnt een venster waar de variabele kan worden ingevuld.

Het is op deze manier zelfs mogelijk om meerdere variabelen in één filter op te nemen. In het tussenscherm worden dan de waardes voor de verschillende variabelen gevraagd.