18 juli 2025
HANDIG! Gestructureerd verslagen mailen
E-mail info, dé manier om snel en op een goede manier documenten te mailen, kan nu ook worden gebruikt voor het versturen van verslagen per e-mail. Het grote voordeel: Altijd het juiste e-mailadres en geen geknip en geplak meer met de inhoud van het verslag.
Het gebruik van de e-mail info zal voor de meeste gebruikers van Vision een dagelijkse actie zijn. Veel van de gegevens van de mail, denk aan geadresseerde, onderwerp en bcc, kan standaard worden ingevuld. Omdat die voordelen ook goed toegepast kunnen worden op verslagen is de e-mail info nu ook geschikt gemaakt voor het versturen daarvan.
De e-mail info werkt met %-codes om informatie uit Vision op te halen en in te vullen in het e-mail scherm. Speciaal voor het mailen van verslagen zijn bestaande codes uitgebreid en nieuwe codes toegevoegd.
De volgende codes zijn voor het mailen van verslagen van toepassing:
%7 = Verslagnummer.
%8 = Verslag-tekst.
%46 = Verslag-tekst html.
%53 = Verslag contact datum/tijd.
%54 = Verslag actie datum/tijd.
%56 = Onderwerp van het verslag
Bij het versturen van een verslag dat onder een project is aangemaakt kunnen ook %5 : Naam Contactpersoon en %13: Achternaam contactpersoon worden gebruikt.
Een volledige lijst van beschikbare %-codes is hier te vinden.
Hoe wordt de e-mail info ingesteld?
Het instellen van een e-mail info voor verslagen gaat vrijwel op dezelfde manier als het instellen van een e-mail info voor bijvoorbeeld een document. Het belangrijkste verschil is dat het documenttype leeg moet blijven.
Daarnaast moet in het tabblad extra beide velden worden ingevuld:
Bij 1 geef je een gebruikergroep in die past bij de gebruikers die de e-mail gaan versturen. Is dit veld niet ingevuld, dan zal de keuze niet naar voren komen. Deze verplichting heeft te maken met veiligheid. In de e-mail info kan een verzendadres staan ingesteld dat niet iedereen mag gebruiken.
Bij 2 wordt altijd tabel verslag gekozen.
Gebruiken van de e-mail info
Het mailen van een verslag wordt gedaan door de regel van het verslag te kiezen en vervolgens onder het tandwieltje te kiezen voor e-mail actieve verslag. Dit opent het e-mail venster met daarin alles ingevuld volgens de eerste e-mail info. Als er meerdere e-mail info’s zijn ingesteld, dan kun je rechtsonder de juiste kiezen. Het kan bijvoorbeeld handig zijn om een versie te hebben voor een verslag van een intake en een van de oplevering.
Wil je ook eenvoudig meer controle?
Wij vertellen je graag meer over de mogelijkheden van onze geïntegreerde bedrijfssoftware.
