Een veelgehoorde wens van met name de financiële afdelingen was om de opbrengst van een verkoopfactuur financieel in dezelfde periode te laten vallen als waarin de kosten voor die factuur zijn gemaakt. Dit is mogelijk voor de facturen vanuit projecten.

Met de juiste inrichting is het boeken van de factuur in een andere periode letterlijk één veldje extra.

Wat is het voordeel van het boeken in een andere periode?
Bij een factuur van regiewerk komt het bijvoorbeeld voor dat het werk in september is uitgevoerd, maar dat de factuur pas begin oktober wordt gemaakt. In de financiële rapportage lijkt september dan een minder goede maand. Immers er zijn wel kosten gemaakt, maar geen opbrengsten.

Hoe werkt het?
Bij het maken van de verkoopfactuur vanuit een project is naast de documentdatum een nieuw veld toegevoegd, de verkoop/omzet periode. Daar wordt de periode als jjmm (2 cijfers jaar en twee cijfers maand) ingevuld. Voor september dus 2409.

Het veld om de afwijkende periode in te geven wordt pas zichtbaar als in het grootboek is ingesteld waar de periodecorrectie op wordt geboekt.

Op basis daarvan wordt de factuur nog steeds gemaakt op de documentdatum. In het grootboek debiteuren wordt de boeking gedaan op de documentdatum. Hetzelfde geldt voor de btw. De btw mag niet in een andere periode worden gezet.
De omzet van de factuur wordt geboekt op de laatste dag van de opgegeven omzet/periode maand. In dit voorbeeld 30 september. Om de boeking geheel sluitend te maken wordt het totaal van de omzet exclusief btw op een ingestelde tussenrekening geboekt. Dat gebeurt op de factuurdatum en datzelfde bedrag wordt op dezelfde rekening tegen geboekt op dezelfde datum als dat de omzet wordt geboekt.

Zie onderstaand voorbeeld. Geel gemarkeerd zijn de boekingen op de omzetrekening in de opgegeven periode. In rood gemarkeerd staan de correctieboekingen op de tussenrekening “Facturen in periode tussenrekening”.

Het grootboeknummer waarop de periodecorrectie wordt geboekt kan bij de systeeminstellingen van Boekhouding worden ingesteld bij instelling AL025. Je kunt natuurlijk ook een afspraak maken zodat wij de instelling voor je doen.

Wil je meer weten over hoe je inkoopfactuurregels in een bepaalde periode kunt boeken? Raadpleeg onze wiki.