Aan het begin van het nieuwe jaar is het moment aangebroken om de project- en factuurnummers aan te passen naar het nieuwe jaar. Een fluitje van een cent, maar omdat het maar één keer per jaar hoeft toch een korte uitleg.
Alle automatische nummers zijn in Vision terug te vinden onder Onderhoud en daar de optie Volgnummers. Voor de jaarovergang gaat het vooral om twee van die automatische volgnummers:
Projectnummer
Deze staat bij de volgnummers vermeld als projectcode. Voor de projectcode zijn 3 onderdelen van belang:
- Het begin of eindmasker. Vaak het jaartal aan het begin of eind van het projectnummer. Als hier “yy” staat wordt het jaartal in het projectnummer automatisch 25 op 1 januari. Als hier 24 staat, dan moet dit handmatig worden aangepast naar 25.
- Het masker bepaalt het aantal tekens van het volgnummer. Dit is een mooi moment om te bepalen of het projectnummer lang genoeg is. Met drie nullen wordt het volgnummer drie cijfers. Is er een kans op meer dan duizend projecten, maak dan van het volgnummer vier nullen om te voorkomen dat er projecten ontstaan met 3 en met 4 cijfers.
- Huidige. Dat is het laatste nummer dat gebruikt is, het eerst volgende nummer is altijd één hoger. Dus om te beginnen met 001 moet als laatste 000 worden ingesteld.
Het is niet noodzakelijk om het huidige nummer bij te werken, voor wie door wil tellen hoeft dit veld niet aangepast te worden.
