Het verzenden van e-facturen via het Peppol netwerk wordt steeds belangrijker en Vision kent dan ook al langer de mogelijkheid om e-facturen in te dienen bij Peppol. Nu is het tijd voor de volgende stap in gebruiksgemak: Facturen indienen via een online koppeling.
Speciaal voor wie vaak e-facturen via Peppol verzend is de koppeling als module “Peppol via API” uitgebracht. Hiermee kan de factuur zonder tussenkomst van e-mail of andere handelingen worden ingediend bij Peppol om op die manier bij de juiste debiteur terecht te komen. Peppol werkt met bundels voor een aantal in te dienen facturen. Bij de module wordt een bundel van aantal in te dienen facturen gekozen en is er geen verdere actie meer nodig bij Peppol.
Hoe werkt het?
Bij de klant wordt ingesteld dat er facturatie via de Peppol API plaats moet vinden. Zodra dan de factuur wordt gemaakt en eventuele wijzigingen zijn opgeslagen, wordt deze factuur automatisch ingediend bij E-connect. Door de combinatie van het eigen Peppol-ID en het Peppol-ID van de ontvanger van de factuur weet Peppol bij wie de factuur moet worden afgeleverd.
De instellingen per klant/relatie
Bij de klant moet ook een code worden ingevuld. Dit kan bij de relatie. Hiervoor wordt het veld Peppol-ID gebruikt. Dit veld bevindt zich op het tabblad Extra. Voor klanten uit Nederland, België of Frankrijk kan ook het KvK-nummer worden gebruikt. Als het KvK-nummer al is ingevuld, dan is het dus niet noodzakelijk om ook het Peppol-ID in te vullen.
Bij de klant wordt ingesteld dat de voorkeurs verzendwijze van de factuur “Peppol via API” is. Dit kan worden ingesteld bij de klant op het tabblad Project (1). Daar is het veld Factuur voorkeur (Project) beschikbaar. In dit veld kun je aangeven dat de factuur voorkeur Peppol via API (2) is.
Wil je in één keer bij meerdere klanten de factuur voorkeur instellen? Bij de klanten is onder het tandwiel de optie “Vul velden over selectie” beschikbaar. Door eerst de klanten die via Peppol gefactureerd moeten worden te selecteren, kan met deze optie worden ingesteld dat de Factuurvoorkeur Peppol via API (2) is.
Voor verkooporders zit deze instelling bij de klant onder het tabblad Verk.order document (1).
Documenttekst export
Om te zorgen dat de digitale factuur kan worden gemaakt moet bij de klant het exportbestand voor Peppol bekend zijn (voor het aanmaken van het exportprofiel zie eenmalige instellingen onderaan de beschrijving). Het instellen van het exportprofiel kan op twee manieren:
1. Via Relatie groep
2. Via document-tekst export bij de klant.
1. Via Relatiegroep
Het exportprofiel kan aan een antwoord van een relatie groep worden gekoppeld (zie eenmalige instellingen). Bij de relatie kan dan worden volstaan met het toevoegen van een relatie groep Peppol Ja. Dit is de beste optie als er veel klanten Peppol gebruiken.
2. Via document-tekst export bij de klant.
Onder de klant in het tabblad Document-tekst export moet een exportprofiel worden toegevoegd.
In het geval van facturen van verkooporders wordt bij Documenttype niet gekozen voor projectfactuur maar voor Verkoopfactuur.
Na het verzenden van de factuur
Bij het verzenden van de factuur hoeft geen verdere actie te worden gedaan. Als een factuur via de API is verstuurd is bij het document terug te zien dat het document is verstuurd, wat het documentnummer is en of de overdracht succesvol was.
De eenmalige instellingen:
Eigen Peppol-ID
Het eigen KvK-nummer en Peppol-ID wordt ingevuld bij Interne afdeling onder Onderhoud.
BTW-codes
Bij de BTW-codes moet de juiste externe code worden ingevuld. Deze codes kunnen worden opgezocht via https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/UNCL5305/
Zie ook BTW-code.
Stylesheet installeren
Stylesheet “Document factuur UBL-BISBilling3.0 export v1.3” moet worden geïnstalleerd. Deze kan uit de voorbeeld stylesheets worden opgehaald. Zie Voorbeeld stylesheet toevoegen.
Exportprofiel instellen
Met behulp van de geïnstalleerde stylesheet moet een exportprofiel worden ingesteld op de tabel document. Zie ook: Export profiel toevoegen. Dit ziet er als volgt uit:
Exportprofiel als systeeminstelling
Bij de algemene systeeminstellingen (bereikbaar via Onderhoud (1), instellingen (2), systeeminstellingen algemeen (3)) is systeeminstelling GG051 (4) Peppol api Factuur export-profiel beschikbaar. Hier kan het hierboven aangemaakte exportprofiel worden ingesteld (5). Deze instelling wordt dan toegepast in alle gevallen waar de factuur voorkeur op Peppol via api of Peppol via e-mail is ingesteld.
Systeeminstellingen instellen
Voor de koppeling zijn nog twee algemene systeeminstellingen nodig. Deze zijn te vinden onder Onderhoud, instellingen, systeeminstellingen algemeen.
GG048 Bij deze instelling wordt de gebruikersnaam bij E-connect ingevuld.
GG049 Bij deze instelling wordt het wachtwoord dat hoort bij de gebruikersnaam ingevuld.