'Door processen goed vast te leggen kun je je hoofd leegmaken voor andere zaken'

Jan Bent van Wenninkhof hoveniers & groencentrum

Hoveniersbedrijf én groencentrum
Wenninkhof is een veelzijdig familiebedrijf, waar ook de zoon en dochter actief meewerken. Naast een team van elf hoveniers en twee medewerkers (werkvoorbereiding) voor het hoveniersbedrijf runt de familie Bent samen met enkele parttimers ook een groencentrum. Ook is er een kwekerij (1,5 hectare) waar haagplanten, bomen en heesters worden gekweekt. 'Voor de hoveniersklussen richten we ons vooral op Winterswijk en omgeving (Oost-Achterhoek). Het groencentrum trekt ook klanten uit Duitsland, doordat we dicht bij de grens gevestigd zijn (3 kilometer). Zij komen hier graag, omdat we wat gunstiger prijzen hebben en een breed assortiment.'
Het bedrijf bestaat sinds 1987 en is uitgegroeid tot een stabiele onderneming met vaste klantenkring. Met name in de advisering scoort Wenninkhof hoog: 'Als mensen een boom of struik nodig hebben en een foto bij zich hebben, dan kijken wij met ze mee. Dat wordt enorm gewaardeerd.'

Geleidelijke digitalisering
De eerste stap richting digitalisering zette Bent al eind jaren negentig. Na een mislukte poging met een ander softwarepakket kwam hij in 2001 uit bij InfoGroen. 'Op de Demo-Dagen in Papendal zag ik wat de mogelijkheden waren en daar werd ik meteen blij van. We zijn gestart met calculaties, het maken van offertes en de module Kenmerken voor het maken van plantlijsten en etiketten. Dat konden we ook goed inzetten in het groencentrum.'

Naast een hoveniersbedrijf runt de familie Bent ook een groencentrum en een kwekerij

Daarna volgden andere uitbreidingen zoals Groenrelatie (relatiebeheer), VisionMobile (urenregistratie en calculatie op locatie) PlanVision (planning) en het tekenprogramma HelixCAD. Inmiddels werkt Wenninkhof met het complete softwarepakket van InfoGroen.

Rust door structuur
Voor Bent is het grootste voordeel dat alles vastligt. 'Je hebt veel minder in je hoofd zitten. Het bedrijf moet ook verder kunnen zonder mij. Door alles in werkbonnen en calculaties vast te leggen, zorg ik ervoor dat Wenninkhof niet afhankelijk van mij wordt en is het bij afwezigheid makkelijker overdraagbaar. De software dwingt om structuur te creëren. 'Voor de mensen om je heen is dat heel belangrijk.'

'Door alles in werkbonnen en calculaties vast te leggen, zorg ik ervoor dat Wenninkhof niet afhankelijk van mij wordt'

Ook financieel levert de software veel op. Met één druk op de knop kan Bent nacalculaties draaien: hoeveel manuren zijn er besteed, welke materialen zijn gebruikt, waar kan bijgestuurd worden? 'Dat geeft inzicht in rendement en leermomenten. Het maakt dat je de volgende keer nog efficiënter kunt werken met een hoger rendement.'

Offertes zijn bovendien sneller te maken en een stuk aantrekkelijker van opzet. 'Dat vergroot de slagingskans voor een tuinproject aanzienlijk. Door eenvoudig plantlijsten met afbeeldingen en bloeischema's toe te voegen, loopt het water bij de klanten al bijna in de mond. Dan heb je de tuin eigenlijk al voor tachtig procent verkocht.'

Van schets tot klantpresentatie
Het tekenprogramma HelixCAD speelt een belangrijke rol bij klantgesprekken. 'Een plan kun je in 2D en 3D presenteren. Dat laatste vraagt meer tijd, maar bij grotere tuinen loont het zeker. Het overtuigt klanten; ze zien meteen hoe hun tuin eruit kan zien.'

Onder medewerkers wordt de software goed ontvangen

Ook technisch gebruik is mogelijk. Zo kan Bent kadastrale gegevens inlezen, erfgrenzen uitzetten en bestaande bomen op de juiste plek intekenen. 'Dat helpt bij discussies met buren: je kunt je plan met gegevens onderbouwen en dat voorkomt eventueel gedoe met buren.'

Service en doorontwikkeling
Hoe ervaren de medewerkers het werken met de software? 'Goed. Ze weten eigenlijk niet beter, want we werken er al zo lang mee. Voor jonge medewerkers is het helemaal vanzelfsprekend. Die zijn digitale systemen gewend.' Via VisionMobile kunnen ze eenvoudig uren registreren, foto's uploaden en zelfs kleine calculaties op locatie uitvoeren.

'De mogelijkheden van het programma zijn ongekend, dus je leert iedere keer weer bij'

De service van InfoGroen waardeert Bent eveneens. 'Bij vragen worden we snel geholpen. Bovendien organiseren ze gebruikersdagen voor de nodige verdieping. De mogelijkheden van het programma zijn ongekend, dus je leert iedere keer weer bij.' Ook de voortdurende doorontwikkeling spreekt hem aan. 'Er komt nu weer een update van de software, GroenVision 3.0. Daar kijken we reikhalzend naar uit. Met name op het gebied van gebruiksvriendelijkheid gaat dit verbeteringen brengen. Wensen van gebruikers worden actief opgepakt en waar mogelijk meegenomen in nieuwe releases. Het staat nooit stil.'

De juiste keuze
Dat Wenninkhof destijds koos voor InfoGroen, blijkt nog altijd een juiste beslissing. 'Destijds was het aanbod ook veel beperkter. Er zijn nu meer aanbieders, maar als ik zo om me heen kijk, vind ik nog steeds dat we de goede keus hebben gemaakt. Het helpt ons elke dag om professioneel te werken, gestructureerd te plannen en klanten beter te bedienen.'

Artikel De Hovenier - auteur Fleur Dil