'GroenVision is het hart van de projectorganisatie'

Groentotaal A. de Boer is uniek door het brede dienstenpakket en maatwerk dat wordt geleverd. Het bedrijf verzorgt alles op het gebied van ontwerp, aanleg en onderhoud van groene buiten- én binnenruimtes, voor zowel particulieren als bedrijven, instellingen en overheden. Daarbij worden alle werkzaamheden in eigen beheer uitgevoerd met specialisten in diverse disciplines, van ontwerpers en hoveniers tot boomverzorgers en grafdelvers.
Bert Daling is sinds 1987 betrokken bij het bedrijf en is een van de drie eigenaren. Samen met de twee dochters van de oprichters staat hij aan het roer van de organisatie. Eind 2028 vindt de overdracht naar de volgende generatie plaats; de voorbereidingen hiervoor zijn al in volle gang.

GroenVision
Groentotaal A. de Boer is actief in heel Nederland, maar alles wordt geregeld vanuit de twee hoofdlocaties in Assen en Ruinerwold. In de huidige digitale tijd is dat prima mogelijk en GroenVision helpt daarbij. 'Wij zijn al heel lang klant', vertelt Daling. Voor dit interview heeft hij het speciaal even nagezocht: 'We zijn in 1995 begonnen met Foxpro, de voorloper van GroenVision, en we werken nu alweer jaren tot volle tevredenheid met GroenVision. De software wordt intensief gebruikt. Het is ooit aangeschaft voor het maken van offertes en het invoeren van boekingen, maar nu staat alles er in: van voorcalculatie, offerte, opdrachtbevestiging, planning en urenregistratie tot nacalculatie.'

Nacalculatie
Daling vertelt dat ze bij het bedrijf strak op de nacalculatie zitten. 'Bijna 80 procent van ons werk betreft onderhoudscontracten. De overige 20 procent zijn aanlegprojecten; hierbij zijn de marges over het algemeen iets hoger dan bij onderhoud. Anderzijds zorgen onderhoudscontracten voor stabiliteit, maar dus wel tegen wat lagere marges. Daarom is de nacalculatie voor de onderhoudscontracten heel belangrijk. We moeten goed in de gaten houden of we met de urenbesteding en de inzet van materieel in de pas lopen met de calculatie. We kijken dan ook maandelijks naar de onderhoudscontracten. Het is daarbij van belang dat er goed op de projecten wordt geboekt. Een deel van de medewerkers doet dit inmiddels via VisionMobile; dat werkt naar volle tevredenheid. Maar we hebben ook gemerkt dat de uitrol van VisionMobile nog wel aandacht vraagt. Sommige medewerkers houden graag vast aan de oude methode; weer anderen willen niet met vieze handen de uren op hun eigen mobiele telefoon boeken.'

Nieuwe gebruikers van GroenVision krijgen het advies om er aan het begin tijd in te investeren

Tijd investeren
Daling: 'Het is ook belangrijk dat de projectopbouw goed en duidelijk is. Als je alles er vanaf het begin goed in zet, vanaf de aanmaak van een project, kunnen de medewerkers makkelijker uren boeken.' Nieuwe gebruikers van GroenVision adviseert hij om er aan het begin tijd in te investeren, om goed te leren hoe alles werkt en het gebruik onder de knie te krijgen. 'Er zitten zoveel functionaliteiten en vooringestelde rapporten en werkpakketten in; je moet echt even de tijd nemen om dat allemaal te ontdekken, zodat je het goed kunt toepassen. Wij werken al heel lang met GroenVision. Ik denk dat we nu zo'n 50 procent van de mogelijkheden benutten.'

Voortgang bewaken
Behalve bij de nacalculatie ondersteunt GroenVision ook bij de bewaking van de voortgang van projecten. 'Het traject van een project verloopt globaal in zes fases. Na de intake wordt de voorbereiding voor het project opgestart en in het systeem gezet. Voor elk project dat in voorbereiding staat, wordt een offerte opgesteld en naar de klant gestuurd. Indien de klant akkoord gaat met de offerte, wordt het project op uitvoering gezet en gaat het naar de planner, die het vervolgens opneemt in de planning. Zodra het project in de planning staat, kunnen er uren, materialen en materieel op worden geboekt. Na oplevering kan vanuit VisionMobile een project op gereed worden gezet en kan de factuur worden verstuurd.'
Het mooie van GroenVision is volgens Daling dat je een aantal checks kunt inbouwen, waardoor je de voortgang van projecten kunt bewaken. 'Je kunt bijvoorbeeld één keer per week een overzicht uitdraaien van offertes die zijn verstuurd, maar waar nog geen akkoord op is. Deze kun je dan nabellen. Wij hebben ook een check ingebouwd op het niet gereed melden van projecten. We maken dan een overzicht van projecten waar al langer dan 30 dagen niets op is geboekt. We kijken wat er aan de hand is en of we het project on hold moeten zetten of toch gereed kunnen melden. Er zitten veel filters in het systeem en je kunt ook zelf filters aanmaken, waardoor je dus veel selecties kunt maken.'

Minder papier
Sinds kort is Groentotaal A. de Boer aan de slag met de module formulieren. 'We gaan deze specifiek inzetten bij ons onderdeel grafdelven. Hier komt namelijk veel papierwerk bij kijken en in de huidige tijd kan dit eenvoudiger en sneller. Voorheen waren er voor maken van graven minimaal drie briefjes nodig; nu gaat dit met één digitaal formulier. Dat wordt op een mobiele telefoon of een tablet ingevuld door de uitvoerder, en er kan direct door de begraafplaatsbeheerder akkoord gegeven worden. Is er geen beheerder aanwezig, dan wordt het formulier via kantoor naar de beheerder gemaild voor akkoord. Dit scheelt veel papierwerk en gaat een stuk sneller. Hierdoor kunnen we gemeentes ook eerder een factuur voor het uitgevoerde werk sturen. Dat vinden ze prettig.'

Machinebeheer
Ook bij machinekeuringen is deze module handig, vertelt Daling. 'Sinds vier jaar worden onderhoud en keuringen door ons bedrijf zelf uitgevoerd. Het resultaat van de keuring wordt direct in de module voor machinebeheer gezet. Alle informatie over de machines, van verzekeringen, keuringen en onderhoud tot kenteken, staan zo op een centrale plaats opgeslagen. Bij schade aan een machine heb je snel alle informatie voorhanden. We draaien ook regelmatig een overzicht uit van de machines die voor onderhoud naar de werkplaats moeten. Zo houden we ons materieel tiptop in orde.'

Blijven ontwikkelen
'Inmiddels staan er in GroenVision heel veel data, die bijvoorbeeld kunnen helpen om goede calculaties te maken. Zo hebben we het idee dat we door de klimaatverandering vaker moeten maaien. Als uit de data daadwerkelijk blijkt dat dit zo is, moet het onderhoudscontract daaraan worden aangepast.' Daling vindt het leuk om met dit soort vragen en historische data aan de slag te gaan. Dat hij af en toe nét niet die data uit het systeem kan halen die hij nodig heeft, levert soms wat irritatie op. Maar bij InfoGroen staan ze altijd open voor suggesties uit de praktijk voor verbetering en uitbreiding. 'Dan maak ik een Programmawens. Vaak worden mijn suggesties meegenomen in de volgende update van het programma. Zo wordt GroenVision steeds beter en completer en kunnen we er nog jaren mee vooruit!'