Een digitaal teken- of administratieprogramma implementeren is leuk en aardig, maar alle helpdesken en opleidingen ten spijt moet je er als ondernemer wel voor gaan zitten en je erin verdiepen voordat je het daadwerkelijk kunt inzetten. Zo verliep het in eerste instantie ook bij Margo Bouwens van Dutch Quality Gardens Hoveniersbedrijf 't Höfke. Nieuwe software, cursus, alles erop en eraan, en toch belandde het in de kast. Maar Bouwens haalde het weer uit de kast en wil nu niet meer terug.

'Een jaar of twaalf geleden sprak ik Frank Raanhuis van Infogroen op een beurs', vertelt Margo Bouwens van Hoveniersbedrijf 't Höfke in Overloon. 'Met het oog op tijdwinst was ik me destijds aan het verdiepen in digitaal tekenen. Later kreeg ik van Frank alle mogelijkheden uitgelegd, zoals de koppeling met GroenVision. Het klonk interessant en ik heb er ja op gezegd. Vervolgens kreeg ik een uitgebreide en interessante cursus, en toen ... belandde het in de kast.'

Wijzigen met een paar klikken
Bouwens: 'Dat is een struikelblok voor veel mensen: je moet, en dat zeg ik met nadruk, je móét er in het begin de tijd voor nemen, je erin verdiepen. Des te eerder heb je het onder de knie en des te eerder heb je er profijt van!' Uiteindelijk lag HelixCAD bij 't Höfke maar liefst drie jaar lang stof te happen. Toen realiseerde Bouwens zich dat dit niet de manier was om tijdwinst voor elkaar te krijgen. 'Ik had een duwtje in de rug nodig. Ik mocht bij een collega meekijken en na een paar keer viel het kwartje. Vanaf dat moment loopt het. Je snapt wat je aan het doen bent, hoe je zaken tevoorschijn kunt toveren.

‘Ik kan het programma nu niet meer missen’
Je kunt snel een schetsje maken of een detailtekening voor de jongens buiten en je kunt een matenplan meesturen. Het werkt heel snel. Denk alleen al aan het verbeteren van een tekening; dat vergt nu nog maar een paar klikken.'

'Het is heel handig als je snel een tekening voor de mannen buiten moet maken'

'In HelixCAD kun je ook in lagen werken. Zo kun je bijvoorbeeld in een matenplan lagen uitzetten, zodat je alleen de bestrating overhoudt. Dit is heel handig als je snel een tekening voor de mannen buiten moet maken of een tekening of schets wilt voor het onderdeel waar ze mee bezig zijn. Ik heb dit lang voor me uit geschoven, omdat ik het niet zo belangrijk vond én omdat het ook weer tijd kostte. Maar na enig aandringen van Frank Raanhuis ben ik er toch mee begonnen en het werkt zo fijn! Ook dit onderdeel had ik uiteraard veel eerder moeten oppakken', lacht Bouwens. 'Ik heb hiervoor een paar uur les op afstand gehad via Teamviewer en de telefoon; dat werkt heel fijn.'

GPS
Bouwens keek niet naar andere programma's: 'HelixCAD is technisch, maar als je de basis kent, komt de rest vanzelf. HelixCAD is gemakkelijk om in te stappen. Ik had en heb veel vertrouwen in Frank en InfoGroen; zijn verhaal was heel overtuigend. Als er iets is, neem ik contact op met de helpdesk en als de nood aan de man is, helpen ze direct.'
DQG Hoveniersbedrijf 't Höfke maakt behalve van HelixCAD ook gebruik van gps, wat de nauwkeurigheid en snelheid nog meer vergroot, ook buiten op de werkplaats. 'Wij meten nu tuinen in met GPS. Dat doen we met Surveyour; dat gaat perfect samen met HelixCAD. Via HelixCAD kan ik een kadastrale tekening opvragen. Dit is een aparte module. Vervolgens doe ik een GPS-meting. Ik meet de hoeken van het huis en leg deze meting op mijn kadastrale tekening. Daarmee heb ik direct de goede maten, die ik kan inlezen in mijn tekening. Daardoor gaat het allemaal nóg sneller. Het is heel fijn om zo te werken', vindt Bouwens. 'Vervolgens maak ik de tekening, die nauwkeuriger is. De jongens kunnen deze vervolgens buiten uitlezen en met behulp van de GPS-coördinaten uitzetten. Vooral bij een natuurlijke tuin met organische vormen is dit een groot hulpmiddel, dat het werk veel gemakkelijker maakt. En, daar is het weer: het scheelt veel tijd. De investering is flink, maar betaalt zich in de loop van de tijd ruimschoots terug.'

Beplantingsplannen in HelixCAD
Bouwens zet HelixCAD ook in voor het maken van beplantingsplannen. 'Ook hierbij kost het even tijd om het door te krijgen. Bovendien gebruik ik ook planten die niet in het systeem staan. Deze kun je toevoegen; zo zet je de plantenmodule naar je eigen hand. Op basis van een tekening maak je heel eenvoudig een beplantingsplan. Vervolgens kun je lijsten uitdraaien met de Nederlandse en Latijnse namen en alle gegevens die je van een plant wilt weten, zoals bloeitijd en hoogte. Deze lijst kun je meesturen naar je klant of gebruiken voor het bestellen van de planten.'

2D, 3D en animaties
Klanten van Bouwens reageren positief op de tekeningen. Naar 3D wordt niet zo vaak gevraagd. Wel streeft de hovenier ernaar ook animaties te kunnen leveren. 'Daar moet ik dus ook tijd voor maken', lacht Bouwens. Maar met een verhuizing voor de boeg ligt de aandacht even elders. Bij DQG Hoveniersbedrijf 't Höfke werken tien mensen, waaronder twee parttimers die buiten aan het werk zijn en twee parttime kantoormedewerkers. Het bedrijf houdt zich voornamelijk bezig met aanleg en onderhoud van particuliere tuinen en heeft zich toegelegd op het leggen van keramische tegels in alle soorten, maten en vormen. Het werkgebied beslaat zo'n dertig kilometer rondom Overloon. 't Höfke is een van de aangesloten bedrijven bij het label Dutch Quality Gardens en lid van Appeltern Tuinexperts. 'Wij halen veel werk uit deze samenwerking, en natuurlijk uit mond-tot-mondreclame.'

Tip: updates bijhouden
Bouwens: 'Ik werk nu een jaar of tien met HelixCAD. Ik gebruik het veel, maar toch gebruik ik voor mijn gevoel niet eens de helft van de mogelijkheden die het programma biedt. Er zitten zoveel tooltjes in, dingetjes, handvatten die je kunt gebruiken ... Ik kom nog regelmatig iets tegen wat ik nog niet ken. Het is leuk speelgoed, zou je kunnen zeggen. Bovendien blijft Infogroen doorontwikkelen.'

'HelixCAD gekoppeld aan GroenVision levert ons veel tijdwinst en een efficiëntieslag op'

Bouwens wil collega-bedrijven als tip geven: 'Zorg dat je de updates bijhoudt. Als je dat doet, worden er wat kleine dingen aangepast die je makkelijk weer integreert. Als je vijf of zes jaar lang geen update uitvoert, is de veranderstap groot. Dan is het gebruik wel heel erg veranderd en maak je het jezelf moeilijk, wat helemaal niet nodig is.'

Gemak
Naast HelixCAD werkt 't Höfke ook met GroenVision van Infogroen. 'Factureren met GroenVision doen we al verschillende jaren. Sinds vorig jaar maken we ook gebruik van andere modules, zoals offreren', vertelt Bouwens. 'Alle gegevens zet je in het programma en haal je er vervolgens ook weer uit: voor een offerte, een plantenbestelling, een werkoverzicht, een handelingenoverzicht, een materialenlijst ... Met GroenVision wordt de bedrijfsvoering een stuk overzichtelijker. Als je met een man of tien buiten werkt, is het fijn, overzichtelijk en efficiënt om veel digitaal te doen. Na onze verhuizing zetten we VisionMobile in en gaan we aan de slag met de urenregistratie. Het is mooi dat je alles kunt verweven; dat maakt het werk een stuk efficiënter. Bij Dutch Quality Gardens werken verschillende collega's naar tevredenheid met HelixCAD en GroenVision.'

Auteur: Heidi Peters, artikel De Hovenier