Sociaal groene onderneming
“Zoals al eerder gezegd is IBN een sociale onderneming met een bijzondere sociale ontwikkel opdracht. Voor de toekomst ligt de scope om de samenwerking met de huidige gemeenten te handhaven en er voor te zorgen dat er voldoende arbeidskrachten beschikbaar zijn. We hebben te maken met de vergrijzing en uitstroom. Daarnaast heeft het groenvak geen sexy uitstraling, het is toch voornamelijk het bulkwerk dat moet worden uitgevoerd. Zo staan de medewerkers in de zomer voor 70 tot 80% van hun tijd te schoffelen. Veel van onze medewerkers gedijen hier in, maar voor een schoolverlater is dit niet interessant. Het imago van werken in het groen mag wat dat betreft wel beter.”
Bens is sinds 2003 werkzaam bij IBN en heeft in die periode een hele ontwikkeling doorgemaakt van meewerkend voorman naar manager Openbare Ruimte nu. Ook als manager stimuleert hij mensen om zich te blijven ontwikkelen en het maximale uit zichzelf te halen.

GroenVision
“IBN is op 1 januari 2021 live gegaan met GroenVision Professional. Daar ging een heel traject aan vooraf. Het moedersysteem van IBN was behoorlijk geënt op de industrieomgeving. Binnen de unit Openbare Ruimte konden we daar niet voldoende mee uit de voeten. We hadden ook de behoefte om de administratie zelf te kunnen voeren in een specifieke softwaremodule die aansluit op onze werkzaamheden.
Daarom is vorig jaar grondig gekeken waar we specifiek behoefte aan hebben. Hierbij zijn alle interne afdelingen, van ICT, inkoop tot de financiële administratie betrokken geweest. Eisen waar het systeem aan moest voldoen waren: gericht op het groen, aansluiten bij de branche, gebruikersvriendelijk, geen maatwerk, mogelijkheid om stand-alone te werken.
Dit eisenpakket is voorgelegd aan vier softwareleveranciers waarvan drie partijen een inhoudelijke reactie hebben gegeven. Met twee partijen is vervolgens verder gesproken en Infogroen bleek de meest passende software te kunnen leveren en ook aan de planning te kunnen voldoen. Die planning was behoorlijk krap, maar het is uiteindelijk wel gelukt om op 1 januari 2021 live te gaan.
Een aantal modules zijn niet bij Infogroen belegd, bijvoorbeeld CRM. Maar tot en met de facturatie wordt door het bedrijfsonderdeel Facilitair zelf in GroenVision gedaan. Vanuit GroenVision zijn er koppelingen gemaakt naar het moedersysteem van IBN. Deze koppelingen zijn in samenwerking gebouwd en dat heeft geen problemen opgeleverd. We merkten hierbij wel dat Infogroen al ervaring op dit vlak had.”

Het grootste voordeel van GroenVision is de efficiency

“Het grootste voordeel van de overschakeling naar GroenVision is de efficiency. Er kan beter projectgericht gestuurd én gemonitord worden. Ook de verantwoordelijkheden worden op deze werkwijze lager in de organisatie gelegd. Met name op het kunnen delen van projectgegevens met, en het inboeken van de uren door de voormannen, maakt dat zij direct op de hoogte zijn van projectresultaten en daarmee invloed kunnen uitoefenen op de inzet van capaciteit en materieel. De koppeling met Vision-Mobile maakt dat dit nu een stuk eenvoudiger gaat.”

Vision-Mobile afgestemd op wensen
Normaal kan iedere medewerker via Vision-Mobile de gewerkte uren boeken. Dat is bij IBN niet het geval. Daar boekt de eindverantwoordelijke voorman de uren van de groep. Hiervoor moest het systeem anders worden ingesteld. Zo ook voor het boeken van het aantal uren.
“Vision-Mobile is standaard ingericht volgens het jaarurenmodel van hoveniers. Maar medewerkers binnen de WSW (Wet sociale werkvoorziening) werken niet volgens het jaarurenmodel. Zij werken bijvoorbeeld in de zomer meer uren dan in de winter. De meeruren die ze in de zomer draaien moeten negatief geboekt kunnen worden. Dit zijn de compensatie uren voor de winterperiode. Dit is nu ingesteld en op deze wijze sluit het aan bij de bestaande systematiek en behoefte.

Vision-Mobile samen verder ontwikkeld

Implementatie
Voor de implementatie is ruim de tijd genomen. “We hebben 1,5 jaar de tijd genomen om het systeem te laten landen. We geloven in het systeem, we zien dat dit gaat werken.
Momenteel zitten we in de overschakeling van de testfase van Vision-Mobile naar de livefase. De begeleiding van dit traject wordt door IBN zelf gedaan, met ondersteuning van Infogroen. Binnen de organisatie is er één eindverantwoordelijke per module en deze persoon is ook verantwoordelijk voor het opleveren van de instructie om met de software te kunnen werken. Deze instructie wordt samen met Infogroen geschreven. Ook is er regelmatig overleg tussen de key-users en Infogroen. Dat verloopt heel goed.”

Informatie toegankelijk en makkelijk beschikbaar
“Groot voordeel van GroenVision is dat de managementinformatie makkelijker beschikbaar is voor de diverse functielagen binnen de organisatie. Denk aan projectinformatie, financiële informatie en de urenadministratie. Met name de registratie van de uren vanuit het werkveld is heel belangrijk. Door dagelijks de uren te registreren zitten we kort op de bal en kunnen we eenvoudig de voorcalculatie versus realisatie monitoren. Het idee is dat we in de toekomst deze informatie wekelijks kunnen delen met de voormannen. Dit is wat op de planning stond, dit is je realisatie, leg het verschil maar uit. Daar willen we naar toe. Je kunt dan veel directer sturen, want de informatie is heel actueel.

Testomgeving
Het werken met een testomgeving is goed bevallen. “Je zorgt eerst in de testomgeving dat alles goed staat en je alle koppelingen en testscenario’s ook daadwerkelijk van A tot Z voldoende kunt testen. Daarna volgt de overgang naar de live omgeving gefaseerd per module.”

Ambassadeurs
De reacties van de medewerkers op Vision-Mobile zijn wisselend. Voor sommigen is het werken met een tablet of telefoon al nieuw. “Gelukkig zijn de reacties over het algemeen positief als ze de meerwaarde zien, ook al kost het in het begin wat meer tijd. Deze enthousiaste medewerkers worden als ambassadeurs ingezet tijdens de instructie momenten voor de overige medewerkers.”

Koppelingen
Vanuit GroenVision zijn goed koppelingen te maken naar andere softwarepakketten die binnen de organisatie worden gebruikt. “Voor IBN zijn er o.a. koppelingen gemaakt naar Spotmaster en Werkwijzer, het online kaartenplatform om alles goed digitaal inzichtelijk te maken. Dat leverde geen enkel probleem op.”

Toekomst
“De wens is om alle informatie straks zoveel als mogelijk in één omgeving te hebben. Dat werkt gewoon het meest effectief en efficiënt. We zijn er nog niet helemaal uit hoe, en in welke omgeving we dit gaan realiseren. We willen naar een dashboard waarbij alle belangrijke kpi’s zichtbaar zijn en informatie eenvoudig te raadplegen is. In dezelfde dashboardomgeving en lay-out willen we ook de projectleiders en voorlieden informeren. GroenVision biedt hier zeker de mogelijkheden toe, maar dit is de volgende stap.”

Standaardpakketten geven duidelijk aan wat het programma kan

InfoGroen als partner in automatisering
InfoGroen verzorgt ook de hosting van GroenVision. IBN gaat medio 2022 volledig naar de cloud. De voorbereiding op deze mutatie is aanstaande en gaat voor de afdeling Openbare Ruimte in samenwerking met Infogroen. “Infogroen is een prettige partij om mee samen te werken. Ze bieden één totaaloplossing en anticiperen en acteren snel op innovatievraagstukken. Dat vind ik een compliment waard. Met name voor Vision-Mobile was IBN een beetje een vreemde eend in de bijt. Maar wensen en eisen worden snel opgepakt en er volgt ook een snelle terugkoppeling. Een ander groot voordeel is dat Infogroen werkt met standaardpakketten. Een kenmerk daarvan is duidelijke afbakening en kaders, waarbij geen maatwerk noodzakelijk is. Dat zien we ook terug in de overall kosten.”

IBN
Business unit Facilitair te Uden:
Naam geïnterviewde: Wiljan Bens, sinds 2003 werkzaam bij IBN
Functie: Manager Openbare Ruimte
Plaats: Uden

Achtergrondinformatie bedrijf
IBN biedt werkgelegenheid voor mensen die extra ondersteuning naar werk nodig hebben (sociaal ontwikkelingsbedrijf) en heeft 3300 medewerkers in dienst.
De business unit Facilitair Openbare Ruimte heeft 500 medewerkers in dienst.

Programma’s Infogroen:

GroenVision Professional

• Vision Relatie Plus
• Vision Projectinkopen
• Vision RAW bestekken inlezen
• Vision Beeldbestekken
• Vision Projecttermijnen
• Vision Planvision
• Vision Ontwerpplanning
• Vision Productiefactor
• Vision RAW bestekadministratie
• Vision Kostenplaatsen
• Vision mobile
• Interfaces met centrale CRM, HRM en Finance
• Interfaces met Werkwijzer en Spotmaster